Privacy beleid en fotoprotocol sv Unitas'59

Over de AVG

Toestemming

In de AVG staat bijvoorbeeld een speciaal artikel over toestemming. Hierin staat wat de voorwaarden zijn voor organisaties om geldige toestemming te krijgen van mensen om hun persoonsgegevens te verwerken. Zo moeten organisaties kunnen bewijzen dat zij geldige toestemming hebben gekregen. En moet het voor mensen net zo makkelijk zijn om hun toestemming in te trekken als om die te geven.

Nieuwe privacyrechten

Naast versterking van de bestaande rechten krijgen mensen door de AVG een aantal aanvullende rechten.

Recht op vergetelheid

Mensen hebben al het recht om een organisatie te vragen hun persoonsgegevens te verwijderen. Straks kunnen zij daarnaast eisen dat de organisatie de verwijdering doorgeeft aan alle andere organisaties die deze gegevens van deze organisatie hebben gekregen.

Recht op dataportabiliteit

Ook hebben mensen straks (onder bepaalde voorwaarden) het recht om van de organisatie hun persoonsgegevens in een standaardformaat te ontvangen. Dit heet het recht op dataportabiliteit. Zo kunnen zij hun gegevens makkelijk doorgeven aan een andere leverancier van dezelfde soort dienst. Bijvoorbeeld als zij zich willen uitschrijven bij de ene sociale netwerksite en zich inschrijven bij een andere. Zij kunnen zelfs eisen dat de organisatie hun persoonsgegevens direct doorstuurt aan de nieuwe dienstverlener, als dat (technisch) mogelijk is.

Meer informatie over de AVG

Meer informatie over de AVG lees je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Privacy Policy

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten van s.v. Unitas’59 (gevestigd aan de Anconalaan 3-5 te Eindhoven) aan gebruiker, leden evenals op alle informatie, aanbevelingen, stappenplannen, documenten en diensten die je op of via de website www.unitas59.nl, social media verkrijgt en of gebruikt (verder te noemen: informatie). Heb je vragen over deze algemene voorwaarden of diensten van s.v. Unitas’59. Neem dan contact met ons op via [email protected]

ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG) VAN SV UNITAS’59

Graag je aandacht voor de nieuwe wetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die op 25 mei aanstaande actief wordt. Deze wetgeving gaat over jouw persoonsgegevens en wat wij ermee doen. Sv Unitas’59 wil graag je toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens als je:

• lid bent;
• ingeschreven wilt worden als lid;
• vrijwilliger of medewerker bent of wilt worden;
• sponsor bent of wilt worden;
• toeleverancier bent.

Wie zijn wij en wie ben jij

Wij zijn sv Unitas’59, opgericht in 1933 en als vereniging ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 40235590 met als vestigingsadres: Anconalaan 3-5 te (5633 BJ) Eindhoven. Wij zijn te bereiken via het emailadres [email protected] en via ons algemeen telefoonnummer 040 2422883. Via onze website www.unitas59.nl zijn meer contactgegevens te vinden.

Jij bent lid, medewerker, vrijwilliger, sponsor of toeleverancier van sv Unitas’59. Daar waar wij jou als lid aanspreken bedoelen we bij minderjarigheid ook je ouders, voogd of verzorger mee.

Begrip

Wij vragen als vereniging, die volledig gedragen wordt door vrijwilligers, jouw begrip voor onze eventuele tekortkomingen in kennis, daadkracht en financiële middelen om jou adequaat te kunnen voorzien van informatie over jouw gegevens binnen onze gegevensverwerking. Zodra zich echter tekortkomingen voordoen zullen wij deze terstond op proberen te lossen waarbij wij te allen tijde de bescherming van de persoonsgegevens zullen waarborgen. Deze bepaling doet echter niets af van de wettelijke mogelijkheden die jij hebt en je zonder beperkingen op kunt beroepen.

Aanvullingen en afwijkende afspraken

Ben je medewerker, vrijwilliger, leverancier, sponsor of deelnemer aan een door de sv Unitas’59 georganiseerde activiteit? Dan gelden naast de hiergenoemde zaken ook aanvullende en afwijkende afspraken. Kijk in dat geval voor meer informatie in onze overige AVG documentatie die wij via de website beschikbaar stellen. Daar waar deze voorwaarden geen uitsluitsel geven is de wet AVG bepalend.

Algemeen

Wij maken graag foto's en films van wedstrijden, activiteiten en natuurlijk de teamfoto's om op onze website en social media te plaatsen. Daarbij willen we ook af en toe namen noemen zodat bijvoorbeeld duidelijk is wie op de foto staat. Ook gebruiken wij de persoonsgegevens om jou of je zoon of dochter of iemand waar jij de voogd van bent aan te kunnen melden voor activiteiten, wedstrijden en andere KNVB (Koninklijke Nederlandse voetbalbond) gerelateerde zaken. De gegevens zijn nodig om een juiste administratie te kunnen voeren voor het verwerken van de contributie, teamindelingen, verzekeringen en aanmelding bij de door KNVB georganiseerde activiteiten zoals wedstrijden en toernooien. Hierbij geven we jou een overzicht van de soort gegevens die wij bewaren met betrekking tot jou of je zoon of dochter of iemand waar jij de voogd/verzorger van bent en voetbalt bij sv Unitas’59 en vermelden daarbij waarvoor wij deze gebruiken. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In onze privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens en die van anderen. Wij doen er alles aan om jouw privacy en die van de kinderen te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Sv Unitas’59 houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder maar niet uitsluitend de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• De persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze aan ons zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze toelichting;
• Verwerking van de persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens of die van het kind;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, zoals het innen van de contributie of het aanmelden voor KNVB wedstrijden etc.;
• Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens en je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als sv Unitas’59 zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacy policy, of in algemenere zin, vragen hierover hebt of contact met ons over wenst op te nemen kan dit via e-mail: [email protected].

AANMELDEN EN LIDMAATSCHAP

Het inschrijven en je aanmelden als lid van sv Unitas’59 kan uitsluitend digitaal via het online aanmeldformulier. Wij hebben hiervoor gekozen om jou gegevens op een veilige manier te kunnen ontvangen en te verwerken in onze administratie. Wij verwerken onderstaande gegevens van onze leden zolang als daartoe een wettelijke grond is of vanuit de KNVB een verplichting op ligt.

Afmelden lidmaatschap en beëindigen van de relatie

Wil je het lidmaatschap of andere relatie die je met ons hebt beëindigen dan zullen wij er voor zorgen dat je gegevens onherroepelijk verwijderd worden uit onze administratie. Zover het gewenst is een kopie te krijgen van jou gegevens kan deze via de ledenadministratie opgevraagd worden via het e-mailadres [email protected]. Je kunt vervolgens zelf zorgdragen voor het verstrekken van je gegevens aan andere partijen. Daar waar wettelijke verplichtingen liggen of de verplichting vanuit de KNVB wordt opgelegd zullen wij zorgdragen voor het aanleveren van gegevens aan een eventuele andere voetbalclub indien van toepassing. Het moment van het definitief verwijderen van jouw gegevens wordt bepaalt door de wettelijke verplichtingen waaraan wij gehouden zijn.

Verstrekking persoonsgegevens aan derden

De persoonsgegevens die je aan ons doorgeeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derden partij voor:

• Je registratie bij de KNVB;
• De groepsapp van je team;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij afspraken middels een verwerkingsovereenkomst om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Binnen de EU

Wij verwerken, bewaren en verstrekken geen persoonsgegevens bij of aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 18 jaar) indien daarvoor expliciet toestemming is gegeven door de ouder, voogd, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Verwerkersovereenkomsten met derden

Met derden met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, hebben wij duidelijke afspraken gemaakt over welke gegevens zij van ons krijgen en vooral met welk doel zij deze gegevens mogen gebruiken. KNVB: Zij beschikken over de naam, geboortedatum en e-mailadres van het clublid waardoor deelname aan KNVB wedstrijden mogelijk is, de tuchtcommissie je kan berichten en de rechtmatigheid van je lidmaatschap kan beoordelen (bijvoorbeeld om te controleren dat je bij één voetbalclub en in het qua leeftijd juiste team bent ingeschreven). Je kunt contact opnemen met de ledenadministratie van sv Unitas’59 via [email protected] inzake het inzien of verwijdering van jouw gegevens.

Meer juridische informatie is te vinden via:

https://www.knvb.nl/assist/assist-bestuurders/regels--amp;-bepalingen/knvbbepalingen/juridisch

Over de gegevensverwerking bij overige aan sv Unitas’59 gelieerde partijen, zoals bijvoorbeeld een webshop, fysio, sponsoren etc., hebben deze partijen een eigen verantwoording aangezien de gegevens niet door sv Unitas’59 aan hen verstrekt zijn. Het kan voorkomen dat sv Unitas’59 in opdracht van een derde partij een nieuwsbrief aan haar leden verstuurd, maar daarbij zijn geen persoonsgegevens aan de betreffende partij overgedragen.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in de voor ons beschikbare gegevens over jou en het recht om van sv Unitas’59 als zijnde de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging inzage van jouw betreffende persoonsgegevens te verkrijgen. Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van jouw persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan deze verzoeken. Je hebt altijd het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Wij handelen verzoeken voor inzage en verwijdering af op basis van binnenkomst van het verzoek en binnen de redelijkheid van capaciteit die wij daartoe vrij kunnen maken. Wij zullen gegevens verwijderen zodra deze niet meer volgens wetgeving noodzakelijk zijn aan te houden.

Juistheid gegevens

Jijzelf blijft als lid of relatie van sv Unitas’59 verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste gegevens. Indien gegevens wijzigen, dan geef je deze wijzigingen aan ons door zodra deze bij jou bekend zijn. Indien wij over onjuiste gegevens beschikken doordat deze onjuist aan ons verstrekt zijn kunnen wij daar nooit verantwoordelijk voor gehouden worden. De plicht voor de aanlevering van de juiste gegevens licht geheel bij het lid of de ouders, verzorger of voogd.

Beveiligen van de gegevens

sv Unitas’59 zal zich inspannen om uiterst zorgvuldig met de verstrekte gegevens om te gaan. De gegevens worden elektronisch bewaard met gebruik van daarvoor gangbare programmatuur en opslagmedia. Wij zullen ons inspannen om voldoende passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de computerapparatuur en de daarop opgeslagen persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s van de verwerking en de aard, omvang en context van de te beschermen persoonsgegevens. Bij een geconstateerd datalek doen wij altijd aangifte bij de autoriteit persoonsgegevens via:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/beveiliging/meldplicht-datalekken

Naast de technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking hebben wij tevens de volgende maatregelen genomen;

• Alle natuurlijke- en rechtspersonen die namens sv Unitas’59 van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan welke in een geheimhoudingsverklaring met betreffende personen en instituten is vastgelegd.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle gegevens kritische systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen waar mogelijk voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Functionaris gegevensbescherming

sv Unitas’59 is verplicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen. Deze functie wordt vervult vanuit de ledenadministratie aangezien daar de verwerking van de gegevens plaatsvind.

Vragen over de gegevensbescherming kun je per e-mail indienen via [email protected]

Vragen, opmerkingen of klachten inzake het AVG beleid van sv Unitas’59

Mocht je een vraag, opmerking of klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens door sv Unitas’59 dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Via de website van sv Unitas’59 zijn de mogelijkheden om contact op te nemen terug te vinden. Je mag natuurlijk ook altijd een medewerker aanspreken. Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt dan altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de van overheidswege ingestelde toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen van het privacy beleid

sv Unitas’59 past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website https://unitas59.nl zal steeds de meest recente versie van ons privacy beleid worden opgenomen. Wij raden je dan ook aan het privacy beleid regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen je per e-mail en via de websites te informeren.

FOTO PROTOCOL

PROTOCOL GEBRUIK BEELDMATERIAAL

sv Unitas’59 hanteert een protocol voor het plaatsen van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op de website van sv Unitas’59 en op social media zoals bijvoorbeeld facebook, twitter en groeps-Whatsapp van de vereniging. In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan sv Unitas’59 zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Gebruik website/social media

sv Unitas’59 beheert de website www.unitas59.nl

• Deze website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de trainingen en de evenementen die sv Unitas’59 organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden.
• Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij sv Unitas’59. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
• Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en op sportpark Bokt mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden.
• Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht
• Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van sv Unitas’59, als de ouders/verzorgers hier tegen bezwaar hebben gemaakt. Bij voorkeur alleen foto’s plaatsen waarop minimaal twee à drie kinderen te zien zijn.
• Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor sv Unitas’59, zoals leden van bestuur en begeleiders en trainers.
• Als ouder/verzorger problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan zal in overleg met deze persoon besloten worden dit beeldmateriaal te verwijderen
• Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen.
• Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de eigen sv Unitas’59 website, facebook-pagina en andere eigen social media.

Maken van foto en video opnames

• Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en eigen sportterrein kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
• Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn:
  • Trainingen;
  • Door de vereniging georganiseerde evenementen;
  • Door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt;
  • Wedstrijden en (officiële) toernooien;
  • en overige verenigingsactiviteiten;
• Het is niet toegestaan foto’s en of video opnames te maken in kleedruimten.

Bewaking privacy gebruik van opnamen

• Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaard geen enkele aansprakelijkheid hiervoor;
• Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
• Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames en foto’s te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
• In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur van de vereniging.
• Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

Sancties

Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet, zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan. Afhankelijk van de ernst van het incident zal het bestuur disciplinaire maatregelen treffen of desnoods het incident melden aan de betreffende instanties. Betrokken ouders/verzorgers worden direct geïnformeerd.

Tot slot

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet alsmede in twijfelgevallen beslist het bestuur.

Dit foto protocol is op 24 januari 2019 vastgesteld door het bestuur van sv Unitas’59 en is ter inzage opgenomen op de website van de vereniging.